Start-up, Amerika’da Silikon Vadisi’nde başlamış ve sonrasında tüm dünyaya yayılmış olan iş modeli akımıdır. Bir probleme yönelik çözümler üreten ve bu çözümleri uygulayıp çok hızlı bir şekilde gelişen şirketlerdir. Geniş kitlelere hitap ederler ve sağladıkları hizmeti süratle kullanıcıya ulaştırırlar. Geçmişte projeleri genellikle teknoloji ve yazılım alanında faaliyet göstermekteyken günümüzde finans teknolojileri, eğitim, sağlık ve pazarlama gibi farklı alanlarda start-up şirketleri ortaya çıkmıştır.
Start-upların hayata geçirilmesinde problem ve çözüm arayışı, etkili bir ekip kurulumu ve yönetimi, prototip hazırlama ve kullanıcılara sunma gibi birçok sancılı aşama başarıyla atlatılmalıdır. Bu nedenle bir fikri zamana yayıp planlamak ve uygulamak oldukça sabır, emek ve çalışkanlık gerektirmektedir. Bu uzun süreçte karşımıza “proje yöneticisi” unvanı çıkar.
Proje Yöneticisinin Start-uptaki Rolü
Proje yönetimi; bir projenin başından sonuna kadar olan süreçteki gerekli olabilecek tüm her şeyin planlanmasını, organize edilmesini ve gerekiyorsa malzemelerin tedarik edilmesini sağlayan süreçtir.
Start-upların kaynakları genellikle kısıtlıdır. Burada önemli olan zamanın, kalitenin, maliyetin ve benzeri değerlerin en uygun şekilde planlanıp uygulamaya konmasını sağlamaktır. Efektif bir proje yöneticisiyle yola devam etmek girişimlerin başarı ihtimallerini artırarak en kısa sürede hedefe ulaşmalarına olanak sağlar.
Proje yönetiminin start-up yönetiminde neden önemli olduğunu şöyle özetleyebiliriz:
- Hedeflenen günde ve planlanan maliyetle projenin bitirilmesi projenin başarısını arttırmaktadır.
- Müşteri ihtiyaçlarını daha iyi bir şekilde analiz etmeyi sağlamaktadır.
- Takım yönetimini etkin kılmak ve iç kargaşayı önlemek açısından fayda sağlamaktadır.
- Planlama ve planlanmış sürecin takibi takibi açısından yardımcı olmaktadır.
- Risklerin belirlenmesi ve bu riskleri kontrol altına almayı sağlamaktadır.
Yapay Zekâ ve Proje Yönetimi
Yapay zekâ; insan zekâsına özgü olan, algılama, öğrenme, çoğul kavramları bağlama, düşünme, fikir yürütme, sorun çözme, iletişim kurma, çıkarım yapma ve karar verme gibi yüksek bilişsel fonksiyonları veya otonom davranışları sergilemesi beklenen yapay bir işletim sistemidir.
Günümüzde birçok alanda karşımıza çıkan yapay zeka, proje yönetiminde de bize bazı katkılar sağlayabilir:
- Ekip üyelerini özelliklerine göre görevlendirme,
- Planlama,
- Dosyaları depolama, organize etme ve paylaşma,
- Kaynak planlaması,
- Bütçeleme ve faturalandırma,
- Hata raporlama
Yapay Zekâ Tabanlı Proje Yönetim Uygulamaları
Monday Project Management Software
Monday Proje Yönetimi Yazılımı; durum odaklı bir araç olup, görevlerinizin işleyişi üzerinden size kendi sezgilerini ve güncellemelerini sunmaktadır. Monday’in size rahatlık sağlayacak, basit ve eylemsel bir kurgusu vardır.
Monday’i öne çıkaran başlıca özelllikleri şunlardır: Tek bir platform üzerinden ekip iletişimi sağlayarak projelerin iş birliği içerisinde ilerlemesini sağlar.Süreç güncellemelerini, bütçe takibini basit bir şekilde erişilebilir kılar. Agile, scrum gibi metotların içerisinden size uygun olanı seçerek proje planlamasını ve iş takibini basitleştirir. Tek bir bakışta proje ilerlemenizi görmenizi sağlar. Google Drive, Dropbox ve benzeri paylaşım-yönetim araçlarıyla kolayca entegre olur. Monday’i proje yönetiminde tercih etmek star-uplara kısa zamanda çok iş yapma olanağı sağlar.
Clickup
Clickup gelecek vadeden bir görev yönetim uygulaması olup özelleştirme imkânlarıyla kullanıcılarına iş akışlarını şekillendirmenin kolay bir yöntemini sunmaktadır.
Kaynak yönetimi, başarılı proje yönetimi için gizli bir anahtardır. Geleneksel olarak, proje yöneticileri zamanında proje teslimi için kaynakları verimli bir şekilde yönetmede Gantt grafiklerine güvenir. Bununla birlikte, proje yöneticileri potansiyel tuzaklardan uzaklaşırken bir projeyi başarıya yönlendirmelerine yardımcı olmak için hala manuel değerlendirme ve ayarlamaya ihtiyaç duymaktadırlar. Clickup, yapay zeka yardımıyla tahmine dayalı analiz ve algoritmalar kullanarak ekip üyelerinin beceri kümelerini en uygun görevlerle eşleştirerek kaynakları verimli bir şekilde yönetebilir. Görevler için en iyi ekip üyelerini doğru bir şekilde tahmin edebilir ve bunları buna göre atayabilir. Bunun sonucunda start-up minimum maliyetle maksimum verime ulaşır.
Stratejos
Katı yönetim politikalarından, raporlamalardan ve iş takibinden sıkılan bir ekip tarafından kurulan Stratejos’un misyonu proje yöneticilerini stratejik fikirlere odaklanmak, rutin çalışmaları otomatikleştirip, ekip performansını artırmak için somut veriye dayalı çözüm yolları sunmaktır. Jira ve Slack (Bulut tabanlı, ortak proje yönerimi için kullanılan araçlar) ile entegre olan bu araç, kullanıcılara akıllı bildirimler ve takipler sağlamak için tasarlanmıştır. Stratejos, görev takibinden raporlamaya kadar her şeyi Slack çalışma alanından ayrılmadan zahmetsizce yapabilme yeteneğine sahiptir. Bu yetenek sayesinde sürekli bildirimler göndererek ve platformlar arasında geçiş yaparak kimsenin dikkatini dağıtmaz.
Gelecekte Stratejos verileri analiz edebilecek ve yapay zekâ yardımıyla proje yöneticilerine stratejik tavsiyelerde bulunabilecektir. Örneğin, sohbet robotu Slack mesajlarını tarayabilir, becerilerine ve uzmanlıklarına göre uygun ekip üyelerine görevler oluşturabilir ve atayabilir. Proje yöneticileri daha sonra bilgi işlem görevlerinden alınacak ve odaklarını daha yüksek değerli faaliyetlere yönlendirebileceklerdir.
Aptage
Her proje riskler içermektedir. Aptage, veri bilimini proje metodolojileri ile birleştirir. Çünkükarşılaşılan ve karşılaşılması olası olan sorunları atlatmanın en iyi yolu, geçmiş aksiyonlardan analizler yapıp olası çözüm yollarını ekibe bildirmektir. Ayrıca projelerde doğru zaman planlaması anahtar bir noktadır. Aptage, ekiplerin ilerleme hızını ve gelişmiş noktalarını yapay zekâ ile analiz ederek yeni projelerin tamamlanma tarihini tahmin ederek görevler arası öncelik sıralaması yapabilmektedir.
Aracı diğerlerinden ayıran bir diğer özellik ise “Güven Görselleştirme” sistemidir. Bu sistemde görseller aracılığıyla ekipler, projelerinin ne kadar “riskli” olabileceğini öngörebilmektedir. Bu görsellerden yardım alarak proje yöneticileri süreci daha iyi yönetebilmektedir.
Workstreams
Kanban, modern ekipler için veriye dayalı sonuç odaklı iş birliği uygulamasıdır. Buradan yola çıkarak kurulan Workstreams.ai bireyleri ve ekipleri önceliklerine göre odaklamak, raporlamayı kolaylaştırmak ve iş akışlarını hızlandırmak için mükemmel bir araç olarak tanımlanmaktadır. İki kısımdan oluşan aracın ilk kısmı “Esnek Kanban Kartı” bölümüdür. Esnek Kanban panolarında görevler oluşturmak, etiketler eklemek, ekip kurmak ve çalışmaları yönetmek mümkündür. İkinci kısım ise “Akıllı Bot” bölümüdür. Botun zekâsı ile Workstreams.ai, proje yöneticileri ve ekip arasında çapraz kanal iletişimini sürdürmek için gereken basitliği ve yapıyı sağlamaktadır.
Ek olarak, Burndown ve kümülatif akış grafikleriyle ekiplerin performansı hakkında içgörüler elde edebilmektedir. Aracın kısımları birbirine sorunsuz bir şekilde entegre edilmiştir. Şu anda Slack ve Microsoft Teams platformlarında harika sonuçlar sunan aracın ileride daha geniş bir pazara yayılacağı öngörülmektedir.
Bize Uygun Aracı Seçerken Dikkat Etmemiz Gereken Noktalar
- İş Birliği: Görevlendirme, zaman planlaması, proje dokümanları ve benzeri şeyler tüm ekip üyeleri tarafından erişilebilir ve düzenlenebilir olmalıdır.
- Ölçeklenebilirlik: Hızlıca gelişen isteklere yanıt vermesi gereken bir işlemin veya yazılımın bu isteklere cevap verme, yönetme ve sorunlarla başa çıkma yeteneği ölçeklenebilirlik olarak tanımlanmaktadır. Web uygulamalarında ise kullanıcıların aynı anda bir işlemi yapmak istemelerine karşı bu istekleri gerçekleştirme oranıdır. Kullanılan aracın ölçeklenebilirlik kalitesi arttıkça, start-up yönetimi kalitesi de artmaktadır.
- Eş Zamanlı Raporlama: Raporlama araçlarınızın güncel olması, beklenmedik olaylar karşısında hızlıca aksiyon almaya yardımcı olmaktadır.
- Kullanışlılık: Ekiplerde bilgi birikimi ve deneyimler arasında farklılıklar olabilir. Kullanımı basit araçlar kullanılması ekip içi iletişimin efektif bir şekilde işlemesine neden olarak yönetimi kolaylaştırmaktadır.
- Zaman Çizelgeleri: Görevlerin başlangıç ve bitiş süreleri bir çizelgede belirtilmelidir. Kullanışlı bir yönetim aracı için anahtar nokta olarak tanımlanır.
- Güvenlik: Proje dokümanları titizlikle korunmalı, üçüncü kişilerin eline ulaşmamalıdır.
Bu bilgiler ışığında yapay zekâ sadece start-up yönetiminde değil, tüm yönetim pozisyonları için kullanışlı bir pozisyona gelecektir. Yöneticilerin zamanlarını daha efektif bir şekilde kullanarak az maliyetle birçok işi yapmalarına imkan sağlayacaktır. Peki sizce gelecekte yapay zekâ proje yönetiminde hangi alanlarda rol oynamaya başlayacaktır?
Beyzanur YOLDAŞ
PharmaIno Science Management Intern
Bezmiâlem Vakıf Üniversitesi/Eczacılık Fakültesi/Hazırlık
KAYNAKÇA
- https://certificationplanner.medium.com/artificial-intelligence-in-project-management-the-present-and-the-future-9bf5272ccb4c
- https://blog.hubstaff.com/best-project-scheduling-software/
- https://get.aptage.com/2019/03/20/project-navigation-ai-for-project-management/
- https://www.proofhub.com/articles/project-management-startups
- https://clickup.com/blog/how-clickups-customizable-hierarchy-helps-steven-hooley-develop-software/
- https://ogrencikariyeri.com/haber/proje-yonetimi-project-management-nedir-ve-neden-onemlidir#:~:text=Proje%20y%C3%B6netimi%2C%20bir%20projenin%20ba%C5%9F%C4%B1ndan,edilmesini%20sa%C4%9Flayan%20bir%20disiplin%20b%C3%BCt%C3%BCn%C3%BCd%C3%BCr.
- https://www.ligsuniversity.com/en/blogpost/the-role-of-artificial-intelligence-in-improving-project-management
- https://stratejos.ai/blog/what-can-stratejos-do/
- https://www.crazyegg.com/blog/monday-project-management-review/
